【決定版】懇親会の飲み物とピザを完璧に頼む方法
「2017年5月13日に福岡で地震が起こる」という噂を、前日の飲み屋で聞いたのです。5月13日は、Kixsという勉強会をやる予定でした。
幸い地震はこなかったし、雲ひとつない天気だったし、勉強会じゃなくてバーベーキューやる日でしたね。間違いなく。
当たったのは地震予知ではなく、勉強会の後にやった懇親会の参加人数と飲み物とピザの発注量だったので、どうやって予知したのか書きたいと思います。
懇親会の参加人数を予測する
勉強会の申込みフォームで、懇親会の参加・不参加のアンケートを取ってます。ここで「参加」と答えた人数をベースに予測していきます。当日までにキャンセルされる方もいますし、いろんな都合で当日も来れない方がでてきますので、「参加」人数をそのまま使うのはリスキーです。
- 「参加」者を確認し、関係者人数と一般参加人数をカウントします。ここでいう「関係者」は、勉強会の運営者や登壇者です。
- 一般参加人数に、参加率を掛けます。Kixsの場合は、参加率は大体80%くらいです。色んな人にきくと、東京や大阪だと、もうちょっと低いらしいです。この辺は地域性や勉強会で違いがあるのかもしれません。
- 2で求めた人数に関係者人数を足します。この人数が、予想参加人数です。
この前のKixsの場合、関係者人数9名、一般参加人数25名でしたので、以下のようになりました。
予想参加人数：
25 × 0.8 = 20予想参加人数:
20 + 9 = 29
結果、ドンピシャ、29名の懇親会参加人数となったのでした。
飲み物の注文編
予想参加人数から、飲み物の発注量を計算します。
ビールの注文数を計算する
主力は350ml缶のビールです。
ビールは、予想参加人数の1.5倍の本数を注文します。ただし、大体6本1パックとなるので、端数は切り上げます。
以下例です。
予想参加人数 29名
29名 × 1.5本 = 44本
44本 ÷ 6本 = 7.33333パックビール発注量：8パック
チューハイの注文数を計算する
チューハイも350ml缶です。
ビールの発注量の1/3を発注量とします。
ビール発注量：44本
44 ÷ 3 = 15チューハイ発注量：15本
完璧といいながらも、チューハイは5〜6本余ってしまいました。
ビールの発注量の1/4でいいかもしれません。
ソフトドリンクの注文数を計算する
ソフトドリンクは、1.5Lないし2Lのペットボトルを発注します。
ビールの本数を15で割った本数を発注します。
ビール発注量：44本
44 ÷ 15 = 2.93333ソフトドリンク発注量：3本
今回は、ガリバー大名店DEPOさんに注文して配達してもらいました。
キンキンに冷えた状態で配達してもらえました。
1週間くらい前に、上の計算で算出した量をお伝えして配達予約しておきました。当日、減る分には電話で調整可能といっていただいていましたが、変更なしで配達してもらえました。
ピザの注文編
Lサイズを頼みます。今回お願いしたドミノピザさんでは、Lサイズで3〜4名分です。計算上は、1枚4名分として計算します。
予想参加数に0.8をかけた人数分を注文量とします。
以下例です。
予想参加人数 29名
29 × 0.8 = 23.2
23.2 ÷ 4 = 5.8ピザ注文量：6枚
ピザについては、1テーブルで複数の種類が食べれるクワトロタイプがいいかもしれません。
まとめ
チューハイ以外は上記の計算でちょうどよい感じでした。
男性参加者が100%だったからか、チューハイが売れませんでしたね。。。
今後は、チューハイが足りなくなるくらい勉強会の女性参加率を上げていくことを目標にします。
